Miles y miles de documentos del archivo municipal de Orihuela están siendo trasladados a la que será su ubicación durante los próximos años, el local que acogió un supermercado y antes los antiguos cines Casablanca, y que se encuentra a pocos metros del Ayuntamiento. Allí se centralizará todo el archivo en papel de las diferentes áreas del Consistorio que hasta ahora se ubicaban en diferentes edificios, lo que suponía un coste importante para las arcas municipales, además de estar ahora más protegidos y ser de más fácil acceso al estar todos ellos en un mismo lugar.
El nuevo local cuenta con 1.600 metros cuadrados y el Ayuntamiento está pagando por él 1.600 euros al mes, más IVA. El traslado del archivo supone dejar de pagar varios alquileres repartidos por la ciudad. El coste total por estas instalaciones es de 23.232 euros anuales, mientras que hasta ahora se estaban pagando más de 40.000 euros por los dos locales destinados a este fin, lo que supone un ahorro de 17.000 euros en arrendamientos al año, según explicó el edil Rafael Almagro.
Así, se dejará un piso alquilado en la Plaza del Carmen (donde se guardaba el archivo de Patrimonio) y un local en la Plaza de la Salud. Además, los documentos que se guardaban en locales del Consistorio en la calle del Río y en la calle Santa Justa también se trasladarán a las nuevas dependencias. Patrimonio ya ha sido trasladado y ahora están llevándose los archivos de Planeamiento. En unos días se trasladará el resto.
El archivo municipal está compuesto por todo tipo de expedientes administrativos, que hasta 2015, se realizaban en papel, como proyectos, facturas o actas. Son de todas las áreas de gestión ya sea Intervención, Secretaría o las distintas concejalías.
Desde la parte de archivística se están revisando cada uno de los documentos que están llegando al archivo, para documentarlos y facilitar el acceso y consulta a los mismos. Los archivos van llegando en cajas y se van clasificando. Los archivadores se ponen por orden y se guardan en unas enormes estanterías para su conservación. Cientos de cajas se disponen en fila antes de ser llevadas a su lugar definitivo.
El espacio que tiene el local permite manejar toda la documentación sin riesgo de que se mezcle. Dada su extensión, el equipo de gobierno estudia la posibilidad de utilizarlo también para otros usos municipales.
Documentos digitalizados
Todo ese archivo en papel ya no se va a ampliar, puesto que desde la entrada en vigor de la ley 39/15, en 2015, todos los documentos están digitalizados y se hacen a través de la sede electrónica o del perfil del contratante. El archivo que se está generando en estos dos últimos años, por tanto, está todo informatizado y las consultas se hacen «on line».
Se espera que en unas semanas todo el archivo municipal de Orihuela esté a buen recaudo en su nueva ubicación.
