Tendencias Invierno 2018

¿Cómo podemos gestionar el tiempo y aprovechar mejor las horas?

Todos disponemos de las mismas horas. Aprovecharlas mejor depende de la organización y la eficiencia de cada persona. Te proponemos estos consejos para sacar el máximo partido al día

27-01-2018Meneame
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VÍCTOR M. ROMERO

«Tengo menos tiempo que tú para€», «No me da tiempo a terminar€», «No sé cómo lo haces pero es imposible que a mí me dé tiempo». Seguro que alguna vez hemos escuchado frases similares en nuestro entorno. O somos nosotros los que las decimos. Da igual el contexto: oficina, trabajo o casa. Como dijo Benjamín Franklin «si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches». Por ello, aprender a administrar nuestro tiempo es importante para sacarle el máximo partido a cada día. La diferencia entre quien es eficiente, productivo y está satisfecho con su tiempo y quien siente todo lo contrario, reside en la manera en que se administra el tiempo.

Para aprender a gestionarlo hay que empezar por eliminar de nuestro pensamiento una de las ideas implantadas en la mayoría de las personas: «yo tengo menos tiempo que» Esto es imposible. Todos tenemos el mismo número de horas. No podemos alargarlas ni reducirlas. Tenemos 24 horas al día durante siete días a la semana.

Entonces, ¿por qué algunas personas parecen tener mucho más tiempo que otras siendo el tiempo el mismo para todos? Porque se administran mejor. La correcta gestión del tiempo permite aumentar la rentabilidad y la productividad. No hablamos sólo de trabajo. Administrar nuestro tiempo también nos va a ayudar a mejorar nuestro estado de ánimo. La mala gestión del mismo genera estrés, ansiedad y una vida más desordenada. Por ello, dedicar tiempo a planificar nuestro tiempo no es una pérdida de tiempo. Es una inversión en calidad de vida.

gestion de tiempo

Para empezar a administrarnos mejor es esencial identificar y evitar a los denominados «ladrones del tiempo». Estos ladrones del tiempo pueden llegar a quitar entre un 50% y un 70% de nuestras horas, por lo que conocer cuáles son nos va a ayudar a empezar a organizar nuestro día a día y evitar perder horas.

Entre los ladrones de nuestro tiempo podemos distinguir a los denominados externos e internos, según dependan de nosotros mismos o de nuestro entorno. En el lado de los internos encontramos algunos «amigos» como la falta de planificación de la jornada, la desorganización, la escasez de orden o la incapacidad para decir que no. También quitan tiempo el no tener bien definidas nuestras prioridades y objetivos, así como tener hábitos de multitareas que, aunque pensemos lo contrario, restan eficacia a todo lo que hacemos.

En cuanto a los ladrones de tiempo externos, las visitas inesperadas o las llamadas de teléfono excesivamente largas también influyen en la planificación de las horas. Por ello, es interesante concienciarse de que no existe la obligación de contestar a todas las llamadas. Tampoco es prioritario devolverlas. Si quieren hablar con nosotros volverán a ponerse en contacto. No es falta de educación. Es gestión del tiempo. Lo mismo sucede con el email. Tenerlo siempre abierto con ventanas emergentes que avisan de la llegada de correos provoca distracciones innecesarias. En el trabajo, asimismo, un habitual ladrón del tiempo son las reuniones largas e improductivas, las interrupciones de los compañeros y una mala gestión de los conflictos.

 

Ejercicios y técnicas para manejar nuestro tiempo

 

Sobre los ladrones del tiempo existen dos ejercicios sencillos que ayudan aprovechar mejor nuestro tiempo. El primer ejercicio consiste en hacer una lista con los tres ladrones de tiempo más graves para nosotros. Una vez identificados hay que detallar cuánto tiempo nos roban y cuál es el origen. Acto seguido y con esta lista es aconsejable hacer otra lista con ideas que pueden ayudarnos a minimizar el impacto de estos factores de pérdida de tiempo.

Una vez conocidos los ladrones de tiempo sería interesante plasmar por escrito cómo vamos a provechar nuestro tiempo. Para ello es necesario hacer otra lista con tareas diarias a realizar en cada momento y en cada día. Lo recomendable es planificar la semana entera, dejando algo de tiempo libre para imprevistos. Esto nos va a evitar que nos estresemos cuando surja algo ineludible y tengamos que modificar nuestro calendario. De este modo podremos conocer, con una revisión de nuestras actividades, donde perdemos el tiempo, siendo más fácil controlarlo.

Asimismo, las tareas de la lista hay que diferenciarlas en función de su prioridad (A, B o C) y la duración que tenemos previsto que nos lleve. También sería conveniente señalarlas por su sencillez o complicación, algo que nos va a permitir gestionar también nuestro calendario a la hora de «colocar» cada una de nuestras actividades.

Podemos colocar las actividades complicadas y prioritarias a primera hora e ir intercalando tareas más sencillas en medio de la jornada.

 

Ladrones del tiempo

 

Externos

1. Llamadas de teléfono inesperadas o demasiado largas.

2. El email. Tenerlo siempre abier- to con ventanas emergentes que nos avisan de la llegada de correos provoca distracciones innecesarias.

3. Esperas.

4. Las reuniones demasiado frecuentes, demasiado largas y mal preparadas.

5. Las conversaciones e interrupciones de colegas.

6. Mala gestión de conflictos que perduran.

7. Elaboración de informes que no se utilizan.

8. Cambio continuo de prioridades.

9. Jefe desorganizado.

 

Internos

1. La falta de planificación de la jornada. Es importante elaborar una agenda al principio de cada día y repasar al final del mismo.

2. Desorganización, falta de orden y clasificación.

3. Incapacidad para decir que no.

4. Objetivos y prioridades confusos y cambiantes.

5. Los hábitos multitarea. Saltar de un tema a otro no sólo resta energía sino también eficacia. No empieces una tarea si no has acabado la anterior.

6. Ansias de perfeccionismo y el detalle excesivo.

7. Desorden personal (escritorio/ despacho)

8. Incapacidad para delegar.

9. Falta de autodisciplina y no saber escuchar.

10. La fatiga, el estrés.

11. No completar las tareas ya iniciadas.