En estos tiempos digitales, el papel pudiera parecer que está infravalorado. Pero en el seno de las distintas entidades públicas y privadas no ocurre esto en realidad. La Universidad Miguel Hernández (UMH) de Elche, por ejemplo, mantiene, por un lado, todo tipo de valiosos y personales datos en potentes discos duros, en servidores de seguridad y en la llamada nube digital. Por otro, también conserva en paralelo una ingente cantidad de documentos físicos, resultado del numeroso papeleo que aún hay que entregar en nuestra relación con las administraciones públicas, a pesar de que hace lustros que estamos instalados en la era de internet. Toda esta documentación palpable debe custodiarse durante periodos de tiempo determinado.
Y, claro, este papeleo ocupa, lógicamente, su correspondiente espacio, para lo cual los distintos organismos tienen que disponer de instalaciones adecuadas. La UMH cuenta para ello con su archivo general, el cual está ubicado en los sótanos del edificio Hélike y que, precisamente, ha tenido que ser recientemente adecuado y ampliado porque se encontraba ya al límite de su capacidad.
La actuación permite desde ya la posibilidad de acoger documentos durante, calculan, 15 años más como mínimo. El archivo general de la UMH data del año 2004 y, en estos momentos, acoge 11.943 unidades de instalación.
«Las unidades de instalación son cajas de archivo normalizadas con unas dimensiones de 390x 275 x115 milímetros. Dentro de las cajas se ubican los folios o documentos, y en cada caja caben aproximadamente 1.075 folios», aclaran desde la Universidad de Elche. Esto, dicho de otro modo, se traduce en que, hoy por hoy, el archivo general de la Universidad de Elche alberga más de 12,8 millones de folios y probablemente podrá recibir otra cantidad similar hasta mucho más allá del año 2030.
Custodia
Además de realizar una nueva compartimentación por si surgiera cualquier incendio, la UMH se ha dotado de novedosas estanterías móviles que permiten garantizar las especificaciones necesarias y adecuadas de orden y accesibilidad para la conservación y custodia de documentos conforme a la normativa vigente en materia de archivos.
Si hasta la fecha había 1.542 metros lineales de capacidad de almacenamiento, tras la nueva actuación esta cantidad se ha incrementado en 1.305 más.
«En el archivo general se custodian los expedientes y documentos administrativos que integran el patrimonio documental de la UMH. Se conservan mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas físicas o jurídicas, y no haya transcurrido el plazo dictaminado por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos. No obstante, existen documentos que, por su valor esencial o histórico, deben conservarse permanentemente», explican desde la Universidad Miguel Hernández, cuyo primer curso académico arrancó en el año 1997.
Los documentos se transfieren y conservan en lo que los técnicos denominan unidades de instalación, y que popularmente conocemos como cajas.
Como ejemplo, durante el pasado curso académico 2016-2017 se realizaron 38 transferencias de documentación al archivo general, con un total de 793 unidades de instalación, lo cual supone 95,16 metros lineales de espacio ocupado por parte de unos 852.475 folios.
Pero, ¿toda esta documentación también cuenta con una copia de seguridad informatizada? A esta pregunta, la UMH responde que la adopción de ese tipo de medidas de preservación «se realiza en función de las necesidades y de los resultados del proceso de valoración que está establecido en la política de gestión de documentos de la Universidad». En cualquier caso, por lo que pueda pasar, y aunque las medidas para evitar incendios o cualquier otro percance están previstos, cabe desear en esta nueva etapa larga vida al archivo general (físico).
