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    Septiembre
    2018

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    Project Manager

    Las 7 Habilidades para ser un buen Project Manager en 2018

    Las 7 Habilidades para ser un buen Project Manager en 2018

    Si ha comenzado el año y se ha comprometido a mejorar sus habilidades de gestión de proyectos para ser un mejor gestor de proyectos, ¿qué habilidades de gestión de proyectos son la clave del éxito? Ya escribimos sobre "¿Qué hace un gran gestor de proyectos digitales?", donde hablamos de la necesidad de'competencia', una mezcla de experiencia y habilidades, pero en este artículo exploramos más específicamente, ejemplos de habilidades de gestión de proyectos que se pueden desarrollar para liderar equipos y proyectos con éxito y ser un gestor de proyectos aún más impresionante.

    Los gerentes de proyecto a menudo tenemos mala reputación. Mencione que usted es un gerente de proyecto y con demasiada frecuencia la gente comparte sus ideas sobre lo que hacemos; "Oh, usted es uno de esos que manda a todos los demás en un proyecto". Aunque eso es cierto, cualquiera que haya manejado proyectos sabe que hay mucho más en la administración de proyectos que ser un dictador que le da órdenes al equipo y luego regresa a su escritorio para tomar una taza de té y un trozo de pastel.

    De hecho, ser bueno en decirles a otros lo que tienen que hacer, o administrar, ni siquiera está en nuestra lista de habilidades para un gerente de proyecto. Sin embargo, liderar a otros, ahora es una historia diferente, una que es fundamental para el éxito de cualquier gerente de proyecto, y lo haremos en breve.

    Como directores de proyecto, somos responsables de gestionar el trabajo mediante la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. Esta definición del PMI de la gestión de proyectos comunica sucintamente la idea de que nuestros puestos de trabajo como gestores de proyectos exigen que poseamos competencias variadas, una de las cuales son las habilidades. Sí, debemos estar bien informados; sí, debemos tener las herramientas adecuadas; pero lo más importante es que debemos saber cómo aplicar las técnicas adecuadas a nuestros proyectos.

    Conocer la teoría de la gestión de proyectos, pero sin las habilidades para aplicar lo que sabemos, es inútil. Del mismo modo, no tiene sentido disponer de las herramientas y técnicas adecuadas, pero sin la habilidad de utilizarlas bien. Así que para convertirnos en grandes gestores de proyectos, necesitamos perfeccionar nuestras habilidades de gestión de proyectos, donde la teoría, la experiencia y el conocimiento de la aplicación adecuada se unen en una familia feliz.

    7 Habilidades de gestión de proyectos a dominar

    Hemos reducido nuestra lista de habilidades de gestión de proyectos a sólo siete áreas que creemos que es importante dominar para ser un gestor de proyectos eficaz: liderazgo, comunicación, gestión del tiempo, gestión de riesgos, planificación, negociación y experiencia en la materia. Exploremos cada una de estas áreas de habilidades de gestión de proyectos:

    Liderazgo

    Si hemos aprendido algo de los años de dirigir proyectos, es que un gran liderazgo es una habilidad esencial para ser un buen gerente de proyectos. Nuestro papel de liderazgo significa que dirigimos y gestionamos equipos; estableciendo la visión, motivando al equipo, sirviéndoles, entrenándoles e inspirando a otros.

    Como directores de proyecto, dirigimos desde una perspectiva estratégica y operativa: comunicamos la visión y conseguimos la participación del equipo (y de la organización), resolvemos conflictos, establecemos objetivos y evaluamos el rendimiento, y nos aseguramos de que los miembros del equipo tengan las herramientas, el dinero, el espacio, etc., que necesitan para hacer las cosas.

    Pero ser un líder no se trata sólo de crear una sensación de bienestar para nuestros equipos - tenemos que hacer cumplir el proceso y mantener a todos los miembros del equipo en línea también. Y aunque es importante conseguir el apoyo de todos, sabemos que tenemos la última palabra sobre lo que nuestro equipo trabajará a continuación, así como la responsabilidad final de si el proyecto fracasa o tiene éxito. Como advierte Jane Callahan, "Incluso si todo el equipo está al día, recuerde que usted, el director del proyecto, sigue a la cabeza. Eso significa hacer lo que sea necesario para llevar a cabo el proyecto, incluso si está fuera de las tareas asignadas". Ouch.

    Todo proyecto necesita un líder que apoye el proceso, el equipo y el cliente. Son la animadora número uno del equipo y su principal aliciente, pero al mismo tiempo, no temen gritar al equipo cuando dejan caer la pelota; aportan equilibrio al proyecto y al equipo. Liderarlos bien significa servirles asumiendo la responsabilidad de cómo usted, como gerente de proyectos, va a mejorar la vida de su equipo hoy en día. Sé la persona que mueve montañas por ellos. Sé el que engrasa las ruedas. Sea el que mueva todas las barreras que puedan interponerse en su camino.

    La habilidad clave de liderazgo en la gestión de proyectos que se debe dominar en el liderazgo es asegurarse de que usted lidera, en lugar de limitarse a dirigir. Eso significa proporcionar una visión y una hoja de ruta para el éxito y servir y capacitar a su equipo para llegar allí.

    Comunicación

    Una de las habilidades esenciales para la gestión de proyectos es la capacidad de comunicarse bien: comprender y ser comprendido. Una gran comunicación es la clave de cualquier relación y, por lo tanto, la eficacia de la comunicación de un director de proyecto tiene un impacto no sólo en el equipo del proyecto, sino también en el cliente y las partes interesadas.

    Desearía que mi director de proyecto dejara de darme tantas actualizaciones del proyecto". - dijo que ningún cliente, nunca. Cuantos más puntos de contacto tenga con su cliente, más sólida será la relación y más probable será que el proyecto sea un éxito. Una buena comunicación le permite realinearse continuamente, y si lo hace con la suficiente frecuencia, se asegurará de que tiene éxito, ya que nunca se desviará mucho de donde el proyecto necesita estar para ser un éxito.

    Ya hemos discutido anteriormente la importancia de `seguir comunicando'; la comunicación no es efectiva a menos que la persona a la que se está comunicando entienda lo que se le está tratando de decir. La comunicación frecuente y efectiva asegurará que todos estén en la misma página y ayudará a evitar conversaciones incómodas y en el futuro.

    Para nuestros clientes, la comunicación y las habilidades interpersonales son importantes para el éxito de la gestión de los grupos de interés del proyecto, de modo que la gente sepa lo que está sucediendo y no se sorprenda. Esto significa que debemos tomarnos muy en serio nuestra responsabilidad de transmitir la visión, las ideas, los objetivos y los problemas, así como de producir informes de situación y presentaciones de proyectos claros.

    Desde la perspectiva del cliente, la comunicación de los detalles del proyecto por escrito y un informe periódico de estado es absolutamente esencial, ya que ayudará a reforzar el mensaje y a establecer una relación. También hemos encontrado que las reuniones de estado y los informes con nuestros equipos son invaluables, ya que nos ayudan a mantener un seguimiento de los siguientes pasos, puntos de acción, riesgos del proyecto, presupuestos y procesos.

    Y para nuestros equipos, la comunicación es fundamental. Ya hemos escrito antes sobre'Por qué nuestros equipos apestan en hacer lo que se les dice (y qué hacer al respecto)' - en ese artículo proponemos que la gente no haga lo que queremos que hagan porque no hemos sido claros en lo que necesitan hacer, por qué necesitan hacerlo, cómo necesitan hacerlo, y cuándo necesitan hacerlo. Una comunicación clara y un briefing adecuado se trata fundamentalmente de ser comprendido. Es un diálogo, no un mensaje unidireccional y confuso.

    La comunicación efectiva es igualmente importante en relación con la dinámica del equipo del proyecto. La observación de Fred Holloway, asesor de Recursos Humanos, de que "Se puede vincular casi todos los problemas de los empleados -asistencia, moral, rendimiento y productividad- a la comunicación", se aplica tanto a la gestión de proyectos como a los recursos humanos, ya que una parte esencial de la función del director de proyecto es la comunicación con el equipo del proyecto.

    Sin embargo, la comunicación efectiva no ocurre por sí sola. Empieza por poner el tiempo y el esfuerzo necesarios para conocer bien a tu equipo, y por diseñar un plan de comunicación adecuado que conecte con los diferentes tipos de personalidad. Para nosotros, esto ha significado tener que adaptar nuestra estrategia de comunicación de proyecto en proyecto, por la sencilla razón de que podemos tener diferentes miembros de equipo para cada proyecto y un sistema o estructura de comunicación en particular puede no funcionar siempre para todos.

    La habilidad de comunicación clave en la gestión de proyectos que debe dominar es la capacidad de escuchar, de ser claro y de asegurarse de que se le entiende. Cuando la información fluye con la mensajería correcta, en el momento correcto, a la persona correcta, a través del canal correcto, casi cualquier obstáculo puede ser superado.

    Habilidades de planificación

    La programación de proyectos es una habilidad básica de gestión de proyectos, pero sorprendentemente, muchos gerentes no le prestan mucha atención, dice Elizabeth Harrin de Project Management Perspectives. Pero en realidad, ¿qué es un gerente de proyecto sin un plan? Nuestra capacidad para organizar las tareas en el orden correcto, para conseguir el resultado correcto en el momento adecuado es una parte importante de nuestro trabajo como jefes de proyecto, ¿no es así? Es absolutamente crítico que como gerentes de proyecto, le demos a la programación la atención seria que se merece, y junto con ello, monitorear el progreso a medida que el proyecto avanza y hacer ajustes para asegurar que todo se mantenga en el camino correcto.

    Una planificación adecuada significa todo, desde meta hasta micro. Para ello hay muchas herramientas específicas, la web OtraEmpresa nos presenta el proceso administrativo. Está la planificación a gran escala que necesitamos para crear planes de reuniones, declaraciones de trabajo, estimaciones, cronogramas, planes de recursos y resúmenes, hasta lo más mundano: planificar tu día, con quién vas a hablar primero y cómo vas a hacer tiempo para mantener actualizados tus documentos de estado. La planificación consiste en encontrar maneras de hacer todo lo que se necesita para hacer de la manera más eficiente posible.

    La medida en que usted sea capaz de planificar eficazmente tendrá un impacto directo en la capacidad del proyecto para tener éxito. No importa lo bueno que sea en la ejecución, sin ser capaz de planificar adecuadamente un proyecto, el proyecto no tendrá éxito.

    La habilidad de planificación de la gestión de proyectos que hay que dominar es la planificación, hasta el punto de que siempre se está diez pasos por delante y se sabe "lo que sigue". Eso significa no sólo para el éxito, sino también para los desastres. Como un hábil gerente de proyectos, siempre tienes un plan bajo la manga.

    Gestión del tiempo

    Como gerentes de proyecto, una gran parte de nuestro trabajo es determinar y comunicar cómo otras personas van a pasar su tiempo. Pero es igualmente importante ser consciente de cómo estamos manejando nuestro propio tiempo. La cita de Steven Covey, "El enemigo de lo mejor es lo bueno", se aplica muy bien cuando se trata de la gestión del tiempo del director de proyecto (el suyo y el de su equipo). Hay un millón de cosas buenas que usted podría estar haciendo, pero un buen gerente de proyectos reconoce que sólo unas pocas cosas caen dentro de la categoría de "mejores" y que estas pocas cosas son las que necesitan ser las primeras cada día. Saber cuándo decir "No" es una habilidad crítica en la gestión de proyectos.

    El problema es que las tareas importantes suelen ser superadas por tareas urgentes. Así que si tienes una cantidad limitada de tiempo en tu día, ¿cómo puedes asegurarte de reservar tiempo para tareas importantes para no estresarte totalmente?

    Se trata de clavar la diferencia entre lo urgente e importante y la famosa matriz de priorización de Eisenhower. Como Eisenhowever señaló, "Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante".

    Las reuniones son algunos de los mayores ladrones de tiempo. Entre reuniones que (injustificadamente) sobrepasan el tiempo asignado a las que son totalmente innecesarias, hemos aprendido a lo largo de los años a ahorrar un tiempo valioso mediante la participación de habilidades de pensamiento crítico que nos ayudan a sopesar lo que es importante y lo que no lo es, y así hemos desarrollado la capacidad de saber cuándo no tener una reunión o simplemente desconectar una reunión que se ha salido de los raíles. Este es un aspecto valioso de la gestión del tiempo y una habilidad crítica para la gestión de proyectos que todo buen gestor de proyectos debe desarrollar. Una buena estrategia que funciona muy bien en la gestión del tiempo de reunión es tener siempre una agenda y atenerse a ella.

    Los gerentes de proyecto exitosos también respetan el tiempo de sus compañeros de equipo, por lo que poder leer el lenguaje corporal de las personas que se encuentran en la sala también es fundamental para garantizar que se mantenga el rumbo. Por último, busque oportunidades para delegar responsabilidades, realizar varias tareas o reorganizar su horario según sea necesario.

    La habilidad para dominar la gestión de proyectos y la gestión del tiempo es hacer lo correcto. Si puedes asegurarte de no dejarte atrapar por las persecuciones de gansos salvajes en tus proyectos y puedes concentrar la mayor parte de tu tiempo en las cosas importantes que todos ganarán.

    Gestión de riesgos

    Los gerentes de proyecto son siempre un objetivo fácil cuando los proyectos no van según lo planeado. Independientemente de las circunstancias, todo el mundo se pregunta si el director del proyecto podría haber previsto y prevenido el riesgo antes de que se convirtiera en un problema.

    Los patrocinadores del proyecto odian las sorpresas y una buena gestión de riesgos es una forma de evitar las sorpresas, especialmente las desagradables. Los riesgos a menudo no son urgentes, lo que significa que muchos gerentes de proyectos no consideran los riesgos tan seriamente como deberían. Puede mantenerse al tanto de su proyecto controlando el riesgo y mitigándolo activamente en la medida de lo posible.

    La habilidad para una gestión eficaz del riesgo es realmente la experiencia, es saber lo que podría salir mal. Y teniendo la humildad de preguntarle a tu equipo también. Obviamente, lo primero que debe hacer es identificar el riesgo y cuanto antes lo haga, mejores serán sus posibilidades de evitar que se produzca el riesgo.

    Sin embargo, no termina ahí. La identificación de los riesgos debe ir seguida de un plan de riesgos para saber qué hacer al respecto. Esto implica asignar una probabilidad, un costo, un propietario y utilizar estrategias de mitigación que sean adecuadas para el riesgo y el apetito del cliente por las cosas que van mal. Estos planes de acción deben ser incorporados en su plan principal y también deben ser monitoreados.

    La gestión eficaz de ese riesgo tiene enormes beneficios. Sus clientes van a estar más contentos porque usted es capaz de mejorar la entrega para sus clientes y ser más eficiente con los recursos de sus clientes para proporcionarles una mejor relación calidad-precio. Pero no todo se trata de ellos - usted obtiene el beneficio adicional de pasar menos tiempo haciendo malabares con papas calientes y combatiendo innecesariamente las sorpresas desagradables.

    La habilidad para dominar la gestión de riesgos de un proyecto es la capacidad de identificar los riesgos mucho antes de que se conviertan en problemas, y proponer planes de mitigación efectivos para que el riesgo de que se conviertan en problemas sea anulado.

    Habilidades de negociación

    La gestión de proyectos es algo así como la política; a menudo reúne a un grupo de personas dispares, a menudo con intereses en competencia, y nuestro trabajo consiste en poner estos intereses diferentes en la misma página, de modo que podamos lograr los objetivos del proyecto. En otras palabras, un buen gerente de proyecto debe ser un excelente negociador.

    "Negociar el uso de recursos, presupuestos, cronogramas, ampliación de alcance y una variedad de otros compromisos que son inevitables" para un gerente de proyecto, dice Cesar Abeid, y "saber cómo negociar bien para que todas las partes estén satisfechas es una habilidad clave para un gerente de proyecto exitoso".

    Como directores de proyecto podemos encontrarnos negociando con casi todo el mundo, todos los días. Ya sea que estemos negociando los recursos de nuestros compañeros gerentes de proyectos, negociando el apoyo de la alta gerencia, negociando con proveedores de terceros o con clientes, siempre hay intereses dispares que debemos tratar de alinear. La clave para negociar con éxito es "ganar" sin quemar ningún puente. Después de todo, a diferencia de las negociaciones de venta, por lo general no tenemos la suerte de poder abandonar un trato si las condiciones no son las correctas. Tenemos que encontrar un término medio.

    Nuestras habilidades de negociación requieren que invirtamos tiempo en entender las relaciones y los intereses de las partes interesadas, de manera que podamos identificar claramente lo que se necesita para hacer avanzar nuestros proyectos. Si no lo hacemos, corremos el riesgo de ignorar las relaciones críticas, lo que, lamentablemente, conducirá al fracaso.

    Las discusiones sobre presupuestos, asignación de recursos y cronogramas pueden volverse adversarias y contraproducentes si no se manejan con tacto. Los gerentes de proyecto exitosos saben cómo encontrar compromisos donde sea posible y cómo mantener una línea firme sin dañar sus relaciones en el lugar de trabajo.

    La habilidad clave de negociación en la gestión de proyectos que hay que dominar es encontrar el término medio: ¡trabajar en compromisos para que todos los que importan se sientan como si hubieran ganado!

    Experiencia en la materia

    Incluso si crees que tienes esas otras habilidades de gestión de proyectos, la experiencia en la materia es siempre un área en la que crecer, ya que el mundo digital se mueve muy rápido; siempre hay algo nuevo que aprender. Un buen director de proyecto necesita saber lo suficiente para elaborar primero un plan y luego ejecutarlo y gestionarlo adecuadamente, y dirigir al equipo hacia el éxito.

    Los gerentes de proyecto eficaces necesitan saber, "lo suficiente para ser peligrosos" sobre el trabajo que sus equipos ejecutan. Es necesario conocer las plataformas y sistemas que utilizan sus equipos, así como las posibilidades y limitaciones de los mismos, para poder mantener conversaciones inteligentes e informadas con los clientes, el equipo, las partes interesadas y los proveedores.

    Hay que tener un conocimiento sólido del proceso de entrega y entender cómo y por qué se hace de esa manera, incluso si el trabajo no es realmente técnico. Saber técnicamente lo que es factible y lo que no lo es, y lo que es más importante, cuánto trabajo podría estar involucrado en un tipo de proyecto es invaluable.

    Esto significa que usted puede dar estimaciones muy rápidamente en cuanto a la duración del tiempo y el costo de un proyecto. También es muy útil cuando se trata de gestionar a los desarrolladores, ya sea para encontrar soluciones a problemas o para poder determinar si se está progresando lo suficiente como debería. También es muy útil en situaciones en las que el cliente se enfrenta a situaciones, ya que le da la confianza para explicar dónde está realmente un proyecto, en lugar de tener que dar respuestas vagas acerca de que el proyecto está "en desarrollo".

    La clave para obtener un conocimiento sólido es dedicar tiempo para aprender. El aprendizaje es importante. No sólo nos da una mejor comprensión de los proyectos que lideramos, sino que nos ayuda a comprender mejor e interactuar con nuestros equipos, clientes y partes interesadas, así como con los líderes funcionales dentro de la organización. El resultado es una entrega exitosa del proyecto en todo momento.

    Vale la pena tratar de desarrollar la experiencia en la materia no sólo para la gestión de proyectos y su kit de herramientas de gestión de proyectos, sino a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Esto significa entender cómo funcionan las cosas en estrategia, diseño de servicios, diseño de productos, conceptualización creativa, experiencia del usuario, diseño, desarrollo de contenidos, desarrollo de front end, desarrollo de back end, QA, hosting, redes de entrega de contenidos, SEO, análisis, CMS, medios sociales o medios (sí, incluso anuncios de banner). Y eso es sólo el comienzo. ¡Eso es mucho para que te metas en la cabeza!

    La habilidad clave para dominar la gestión de proyectos en la materia es casi todo lo que se refiere a lo digital. Si usted puede ser el experto designado en todo, desde apache Solr y algoritmos hasta Weibo y alojamiento web (¡no se me ocurre nada que empiece por una z!), no sólo su equipo y agencia lo amarán, sino también sus clientes.

    Conclusión

    Crear planes de proyecto realistas, presupuestos, estimar tiempo y esfuerzo, etc. son todas las cosas que un buen gerente de proyecto debe hacer. Esperamos que incorpore estas habilidades en su trabajo si aún no lo está haciendo, y si lo está haciendo, bueno, siga haciéndolo.

    ¿Qué opinas tú?

    ¿Le parece que esta lista de habilidades de gestión de proyectos es completa? ¿Cuáles son las habilidades de gestión de proyectos que está tratando de desarrollar? ¿Y cuáles son las habilidades de gestión de proyectos que buscas en los demás? Únase a la conversación de abajo y comparta lo que piensa sobre las habilidades del proyecto!

     

     

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