Tribuna

Las plataformas de comunicación en la administración

10.06.2016 | 04:59
Las plataformas de comunicación en la administración

He participado esta semana en un congreso de presidentes de Audiencia celebrado en Tarragona con una ponencia sobre la implantación de una plataforma de comunicación on line en el ámbito de la justicia. Un sistema que ya se ha realizado y ejecutado con éxito en la empresa privada para permitir una fácil y ágil interacción de las personas pertenecientes a un colectivo, con el fin de conseguir una comunicación entre ellos permanente que les permita mejorar en sus rendimientos.

Las plataformas de comunicación en la empresa privada permiten potenciar la transmisión de información entre las personas que pertenecen a ese grupo de trabajo, permitiendo que, sin que tengan que realizarse desplazamientos que retrasan la celebración de eventos y elevan los costes, quienes son miembros de ese grupo de trabajo se reúnan de forma presencial aportando todos sus puntos de vista ante los problemas que pueda tener ese grupo y aportando soluciones instantáneas que deben ejecutarse ya.

En muchos casos las organizaciones no progresan porque sus miembros trabajan desde la individualidad, sin compartir sus experiencias ni ceder al resto los avances que ha podido realizar en su parcela de actuación, convirtiendo al grupo en una mera entelequia, ya que se trabaja desde el carácter individual de cada uno, y ello determina que algunos progresen y otros no tanto, lo que al final repercute negativamente en el trabajo del grupo, y por ende, en la obtención de resultados.

Las ventajas de estas plataformas de la comunicación en la Administración Pública nos permitirían en cada una de ellas (Central, Autonómica y local) conseguir que sumando la comunicación con la información alcancemos un mayor rendimiento. Por ello, nos preguntamos, ¿hemos pensado alguna vez el déficit que supone trabajar aisladamente en la Administración sin compartir proyectos innovadores en un sector de los que no se enteran los demás, o aunque lo hagan no pueden aplicarlos porque nadie les ha explicado cómo deben hacerlo? Y es que nos apropiamos de la información, no la compartimos, o lo hacemos poco. Con ello, debemos tener claro que hace falta una organización de la captación de información. Y luego hace falta una distribución interna de la información individual captada.

La forma en la que podemos distribuir la información positiva que queremos que se extienda a los componentes del grupo se centra en herramientas de comunicación sincrónicas, que son aquellas que lo son en tiempo real, y las herramientas de comunicación asincrónicas, que no son en tiempo real, sino que consisten en eventos que se graban y que luego se ponen en la plataforma de comunicación para que puedan disponer de ella los grupos de la organización, tales como cursos, seminarios, conferencias, eventos en general, reuniones de algunos miembros del grupo en la que han puesto de manifiesto la implementación de formas de mejorar y obtener más resultados, etcétera.

La comunicación ad intra como mejora de la transmisión de información en la Administración de Justicia es pieza esencial de la obtención de resultados, dado que si la comunicación interna se extiende en relanzar productos de calidad entre los componentes del grupo, que en definitiva son quienes trabajan de forma interna en él, los resultados que se desprenderán de ese trabajo grupal del que se benefician «todos» deben estar garantizados. Y ello, al multiplicar el efecto de la eficacia del proyecto o idea que ha tenido uno de sus miembros.

Un ejemplo claro de ello lo tenemos en los premios relativos a proyectos de mejora en la Administración Pública, y entre ellas la justicia, en los que de forma individual se han implementado en algún territorio del país proyectos positivos que luego se quedan solo en un ámbito territorial sin traspasar las fronteras de ese territorio y sin llegar a extenderse al resto del país. Ello es debido a la carencia de una plataforma de comunicación que permita canalizar hacia dentro estas ideas para luego aplicarlas en todos los sectores del grupo, o provincias incluidas en esa Administración, a fin de que luego tenga un reflejo en la sociedad mediante el beneficio que el ciudadano se va a llevar de esa generalización de los aspectos positivos de la idea o proyecto.

Por otro lado, la eficiencia de este sistema es tremenda, ya que este término está concebido como la capacidad de lograr un efecto concreto que se pretende con el mínimo de recursos posibles o en el menor tiempo posible, mientras que la eficacia es la capacidad de lograr el efecto que se desea o espera en un momento dado. Pero, en consecuencia, si el proyecto es eficaz y podemos conseguirlo con pocos medios por el mecanismo de la difusión interna que canalice su ejecución generalizada llegaremos a la efectividad, que es la unión de la eficacia y la eficiencia, es decir, lograr el efecto deseado en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursos. La pregunta que nos hacemos, sin embargo, es si llegarán a entenderse por quien tiene la capacidad de ejecutar estas ideas la eficacia, eficiencia y efectividad de los proyectos que están en muchas cabezas pero en pocas realidades.

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