Gestionar el tiempo, gestionar la vida

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Cristóbal Paus Moscardó Se levantó incluso antes de que sonara el despertador, se lavó y vistió maquinalmente, desayunó y salió con celeridad de su casa. Había llegado el día, no podía posponerlo más. Mientras pedaleaba hacia su destino, recordó cómo durante los doce meses anteriores había estado dejando para el día siguiente aquel momento; cómo había podido solucionarlo varias veces antes y cómo siempre le pareció que había algo mejor que hacer. De este modo había ido postergando sus tareas, diciéndose que todavía quedaba mucho, que no era tan complicado, que con un poco de dedicación recuperaría ese tiempoÉ Pero ahora ya no era cuestión de recuperar un tiempo por lo demás irrecuperable, se trataba de no seguir perdiéndolo. Frenó bruscamente y aparcó la bici. Había llegado. Entró decidido y confiado en sus posibilidades. No en vano había tenido que pasar los meses de verano preparándose, mientras sus colegas se tostaban al sol sin más preocupaciones. Sonrió. Lo único que iba a quedar en blanco era su tez, pero en absoluto el examen.
Volvemos tras el paréntesis de las vacaciones, y aunque en los últimos años el síndrome postvacacional haya tenido cierto predicamento, y se afirme que uno de cada dos lo hemos sentido alguna vez, no parece que el actual contexto de crisis le vaya a dar más juego que el de conversación de pasillo. Hemos de aprovechar el merecido descanso ya disfrutado, para reincorporarnos a nuestra actividad como los Fórmula 1 recién cambiados los neumáticos, a toda velocidad. Y como el estudiante que tiene que afrontar el nuevo curso, nosotros también podemos tratar de eliminar las dos "pes" que limitan nuestra eficacia, bien porque descuidamos lo que tenemos que hacer -pereza-, bien porque postergamos sucesivamente su realización -procrastinación-.
En efecto, gestionar el tiempo es gestionar la propia vida; todos disponemos de 24 horas al día, pero lo que nos diferencia es cómo las aprovechamos. El tiempo es un factor limitador e irremplazable. Y como en tantas otras facetas cuenta tanto o más la voluntad interna de querer hacerlo, como las técnicas que lo facilitan. Se citan investigaciones que indican que el 24% de las personas se identifican con procrastinadores crónicos, es decir, que aplazan, difieren la realización de las actividades porque les abruma el trabajo a que se enfrentan. De hecho incrementar el interés y evitar la apatía frente a una tarea, depende más de la predisposición de hacerse con ella, que del tema en sí, pues el asunto que más entusiasma acaba siendo similar a cualquier otro a la hora de trabajarlo seriamente. Para ello debemos conocer nuestro propio ritmo de trabajo, nuestras posibilidades y limitaciones, así como los momentos de mayor concentración. Sin duda, las tentaciones de distracción y dispersión son múltiples y variadas: mi estado de ánimo no es el adecuado, soy tan perfeccionista que todavía no está a mi gusto, propensión al aburrimiento, miedo al fracaso si no lo consigo, o al éxito porque el listón estará cada vez más alto, incapacidad para calcular con precisión lo que se tarda en hacer algoÉ
A este respecto la psicóloga rusa Bluma Zeigarnik se percató de que los camareros eran capaces de recordar la consumición del cliente en tanto que éste aún no hubiera pagado la cuenta, ya que si lo hacía, y luego preguntaba algo al respecto, a los camareros les costaba acordarse. Descubrió así que las tareas inacabadas se quedaban grabadas en la mente, mejor que las terminadas, y por tanto eran más fáciles de recordar. La investigación ulterior de Fritzscge, Young y Hickson demostró que si el procrastinador es capaz de trabajar en una actividad "sólo unos minutos", a menudo siente la necesidad de continuarla hasta concluirla.
Peter Drucker decía que un hombre eficaz lleva dos listas en el bolsillo: una con las actividades urgentes y otra con las cuestiones desagradables que debe hacer. Cada una de ellas tiene su respectivo período para ejecutarse, y si ve que los plazos no se cumplen, sabe que su tiempo está escapándosele de nuevo. S. Covey, por su parte, dibuja una matriz en la que combina la urgencia o no de las tareas, con la importancia o no de las mismas, de modo que evitemos caer en hacer lo no importante sólo porque parece urgente, y olvidemos lo importante, porque puede esperar.
Pero, en cualquier caso, lo que parece inevitable y fundamental es mantener una disciplina que nos permita no desviarnos de los objetivos que nos hayamos propuesto. Con el espíritu del enérgico y diligente personaje de James Cagney, en la película de Billy Wilder, One, two, three, el método se resume así:
-Uno: contra pereza, diligencia. Diariamente haz una lista de tareas pendientes, empezando por las más importantes y urgentes. No seas de los que dicen que "cuando tengas tentaciones de trabajar, siéntate y espera a que se te pasen".
-Dos: no procrastines. Acaba lo que empieces, sobre todo si es urgente e importante. Recuerda que unos pocos minutos de actividad inicial crean ansiedad en el cerebro, que se resiste a descansar hasta que el trabajo está acabado y puede liberarse para ocuparse de nuevas cosas. Tacha las tareas conforme las termines. En palabras del rey de Alicia en el país de las Maravillas "comenzad por el principio, y continuad hasta llegar al fin; entonces, parad".
-Tres: dedica un tiempo diario a cada asunto. Pero empieza con los más difíciles, y para éstos fíjate un plan diario y paulatino, y préstales siempre mayor tiempo y atención. Deja los más fáciles para el final (cuando estarás más cansado).
Se trata de combatir la pereza del pensamiento y la tentación de la procrastinación, para conseguir lo que hace diferentes a unas personas de otras: la acción. Extrapolándolo a las empresas, Larry Bossidy y Ram Charan hablaban en su bestseller Ejecución de la principal disciplina que distinguía a las compañías de éxito: conseguir que las cosas se hagan; porque como todos sabemos del dicho al hecho va un trecho.







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